إدارة المشتريات والعقود للشركات السعودية

أهمية إدارة المشتريات

إدارة المشتريات الفعالة تؤثر مباشرة على ربحية الشركة. يمكن لتوفير 5% في المشتريات أن يعادل زيادة المبيعات بنسبة أكبر بكثير. لذا تستحق المشتريات اهتماماً خاصاً.

دورة المشتريات

1. تحديد الاحتياج
2. إعداد طلب الشراء
3. الموافقة على الطلب
4. البحث عن موردين
5. طلب عروض الأسعار
6. تقييم العروض
7. التفاوض
8. إصدار أمر الشراء
9. متابعة التوريد
10. استلام البضاعة
11. مطابقة الفاتورة
12. الدفع للمورد

سياسة المشتريات

يجب وضع سياسة واضحة تشمل:

• صلاحيات الموافقة حسب المبلغ
• عدد العروض المطلوبة
• معايير اختيار الموردين
• شروط العقود

تقييم الموردين

معايير التقييم:

• جودة المنتجات
• الأسعار التنافسية
• الالتزام بالمواعيد
• خدمة ما بعد البيع
• الاستقرار المالي
• المرونة في التعامل

تصنيف الموردين:

• موردون استراتيجيون
• موردون أساسيون
• موردون ثانويون

التفاوض مع الموردين

نقاط التفاوض:

• السعر وخصومات الكمية
• شروط الدفع
• فترة الضمان
• مواعيد التسليم
• شروط الإرجاع

إدارة العقود

عناصر العقد الأساسية:

• نطاق العمل والمواصفات
• الأسعار وشروط الدفع
• مدة العقد وشروط التجديد
• الضمانات والتعويضات
• شروط الإنهاء

متابعة العقود:

• تتبع تواريخ الانتهاء
• مراجعة الأداء دورياً
• التجديد أو إعادة التفاوض

أتمتة المشتريات

• طلبات شراء إلكترونية
• موافقات آلية
• أوامر شراء رقمية
• تتبع الطلبات
• أرشفة العقود

نظام وصلة يوفر دورة مشتريات متكاملة من الطلب حتى الدفع.